基层央行维修工程管理存在的风险及防范建议
建筑工程 点击： 2020-05-26
基层央行维修工程管理存在的风险及防范建议
基层央行办公楼维修是一项非常规性的工作，涉及资金风险、工程质量风险、法律风险等多种风险，要做好工程管理工作，对于基层央行人员来说具有一定难度。本文结合开展审计的工作实际，从防范风险、规范管理的角度出发，分析当前维修工程管理中存在的问题和潜在的风险，对改进基层央行维修工程管理提出一些建议。
一、当前维修工程管理中存在的问题和潜在的风险
1.内控制度的健全性和可执行性存在欠缺。基层行虽然制定了部分工程管理方面的规章制度，但制度往往在全面性、有效性和适当性方面存在不足。如岗位职责不够明确、制度未覆盖到工程管理的各个环节，制度与实际情况不相符或个别审批授权不当等现象，难以有效指导工程管理。这既不利于项目的顺利进行，也不利于提高建设单位工程的投资效益。
2.个别项目的立项报批控制不完善。主要表现在建设单位立项报批材料不规范，维修查勘记录不完整、维修规模和标准估算不够准确等;上级管辖行对建设单位工程重大变更的请示未能及时书面批复等。不符合维修管理办法的规定，从中也折射出内控管理的不完善。
3.对投标主体的实体审查不够严格。投标主体的资质、财务状况、企业信誉、项目负责人和业绩等，是其能否充分履行施工义务的必备条件。但基层行在招投标过程中，由委托招标代理机构进行招标，对投标主体的审查不严，出现邀请个别存在不良记录的投标单位参加竞标，或个别竞标单位未事先提交营业执照、安全生产许可证和建筑装修装饰工程资质文件供审查。上述做法存在较大风险隐患，若不符合条件的投标主体中标，工程质量和效益得不到保障;即使未中标，由于参加了投标活动，也在无形当中排斥了其他潜在投标人。
4.工程设计管理需要改进。在房屋维修工程中，由于房屋主体和承重结构等都做了变动，因此建设单位按规定进行工程设计不仅是制度刚性的要求，对工程质量和安全、投资效益也至关重要。但个别建设单位的设计管理不够完善，如未审核设计方的资质、未与设计方签订正规合同或合同存在漏洞、设计图纸未经会审等。这往往造成后期施工中反复变更，并影响到项目总体完工进度，同时也极有可能给工程质量留下风险隐患。
5.工程验收和采购验收较薄弱。有的单位在条件未成熟的情况下，开展了工程验收并迁入使用。存在验收材料不齐全，缺工程技术资料、工程保修书等一系列资料，或验收单位不齐全，仅施工方和建设方参加验收，设计、质监、消防等单位都未参加等。工程验收不规范一方面可能使工程的安全性没有保障，另一方面若工程出现质量问题，建设单位对使用过的工程将无法以质量不符约定为由主张权利。同时，个别单位对自行购置设备的验收控制也较薄弱，如设备到货后，未出具书面验收报告就按合同约定支付了相关比例的款项，无法明确验收意见和验收人的责任。
6.合同管理有所欠缺，不利于维护基层行的自身权益。有的单位对外签订的合同中出现内容不全、条款执行不严格等问题，可能引发当事人双方今后的利益纠纷，导致基层行的权益遭受不必要损失。如个别合同未对工程质量、保修范围和期限、技术资料交付时间等内容作出约定，尾款结算方式不明确等。这些瑕疵导致合同当事人权利与义务不明确，最终可能影响合同的有效履行。同时，合同的个别条款执行不力，也可能留下风险隐患。如施工合同要求承包人应根据工程进度定期提交供应材料设备的详细清单，但事实上该项条款并未严格执行，不利于控制整体工程质量。
7.工程档案资料收集未与工程同步进行。工程档案资料是工程建设、质量检查、交付使用管理和维修的重要依据，建设单位应自项目准备阶段起做好文件材料的积累、整理、归档和保管工作。但是通过事中审计，工程档案资料往往不齐全、不完整。如：个别工程变更签证资料不齐全、个别合同的附件材料不完整等。若重要技术经济资料遗失，可能导致建设单位资金财产损失和不必要的风险。
二、产生问题和风险的原因分析
1.基层央行基建管理制度与当前形势要求存在一定差距。主要是维修工程管理的制度不够系统和完整，目前全国性和人民银行系统内关于招标投标管理、工程管理和资金管理等法规制度主要针对基本建设工程项目，缺少专项维修工程方面的特别规定。各单位自行制定了一些管理办法，有的只侧重于维修项目的程序性规定，不利于基层行加强维修工程的监督管理。
2.管理人员对维修工程的规定熟知程度不够。维修工程不是一项常规性工作，对于支行人员来说，绝大多数是第一次接触。而维修管理涉及多方面的专业技能，从立项审批到工程完工，涉及招投标管理、采购管理、工程管理、合同管理、财务管理、档案管理等方面一系列法规、制度、办法和规定。在实际操作中，若没有全面掌握相关规定，管理和操作必然出现偏差。
3.维修管理工作中存在依赖心理。由于工程项目中招投标和采购主要由上级行或本单位领导组织实施，具体的工程项目又有监察部门负责把关，基层行的维修管理人员容易产生依赖和倦怠的心理，工作主动性和积极性不够，出现个别纰漏。如未督促施工方及时提交供应设备材料的详细清单，对进场材料把关不够严格，现场签证规定执行不到位;对于上级行集中采购的设备验收不够规范，未出具验收报告，验收意见和责任不明确等。
4.上下级、部门间的工作协调配合度需要增强。对工程项目的管辖、指导和监督涉及上级行的会计财务、法律等多个部门，若支行不能与各部门有效沟通，部门之间未能密切配合，相关各方的职责未及时理清，极易造成工作中的缺位和错位。如报批审批程序不规范，项目跨年审批，造致个别文书制作上有缺陷;而合同条款中的瑕疵，很大程度上取决于法律事务人员是否有效审核;档案管理上的衔接配合不够，导致支行档案中与招投标和集中采购相关资料的缺失等。
三、防范风险的对策和建议
1.加强学习，依法高效履行职责。规章制度和操作规程是基层央行履职指南和准则，维修工程建设单位的相关人员要结合业务发展的新形势、新需要，认真学习法规制度，提升政策水平和业务能力，把握好业务操作和管理的细节，在保证工作规范性的同时，增强工作的主动性、积极性和实效性，推进基层央行依法高效履职。
2.更新观念，增强风险意识和责任意识。细小的问题可能蕴藏大风险，要提高对工作中存在问题的认识，增强风险意识和责任意识。这不仅是基层央行履职的需要，也是维护人民银行合法权益、员工自我保护的需要。要严格按照政策法规和规章制度的要求，加强基建工程管理，规范合同签订和执行，规范采购验收工作，控制好工程进度、成本和质量，切实防范各类风险。
3.有效沟通，争取上级行的指导和支持。基层行在开展工程管理时，由于缺乏足够的经验，工作中可能遇到较多的困难。因此，要积极与上级部门沟通，改进沟通方式和效果，尽可能地争取上级行的支持和帮助。同时，管辖行的相关部门也要充分发挥指导、监督和管理的职能，加强协调配合形成合力，及时纠正基层行基建维修工作中存在的不足。对建设单位重大请求事项的答复，应按管理权限坚持以公文形式予以书面答复，对外签订的合同须经过法律事务人员审核并签署意见，促进各项工作整体推进、顺利开展。
4.按章管理，促进工程验收的规范化。严格按照上级行房屋维修管理办法的要求，组织工程各方按照法定程序及时开展联合检查验收。根据国家有关的规范和标准，对工程质量做出评定，并做好验收记录，保证工程项目交付使用后发挥相应的投资效益，避免引起建设双方因项目质量问题而产生不必要的法律纠纷，防范可能导致的道德风险和资金损失风险。
5.注重积累，做好维修工程档案管理。维修工程档案是基本建设工作的历史记录，是基本建设工作和房屋日常维护管理的重要依据。要高度重视基建档案工作，做好日常往来文件的整理、汇总和归档工作，确保资料的收集整理与项目建设进程同步，确保档案资料的齐全与完整。
6.进一步完善维修工程管理的规章制度。建议上级行尽快制定房屋维修管理的实施细则，与基建项目相比较，房屋维修工程出现的频率相对较高，尽可能细化立项审批、设计施工、内部控制、资金管理、验收决算等方面的规定，促进基层行相关工作的规范化，有效防范风险。
7.开展培训教育，推行行业准入制度。一是建议上级行加强对国家建筑法、招投标法、政府采购法、合同法和上级行基建方面法律法规知识的培训，增强基层基建管理人员的风险意识、法律意识。二是建议加强对基建管理人员的业务培训，包括建筑装修标准、工程管理、招评标的程序和商业谈判的基本技巧及策略等知识，提高基建管理人员的业务技能。三是建议对基建管理人员开展必要的岗前培训，推行持证上岗制度，确保人员的专业水准。
基层央行维修工程管理存在的风险及防范建议
摘 要：当下，为提高全民族素质，为我国经济建设提供更为雄厚的人才基础，国家日益重视高等学校的建设。近年来，为改善教职工以及学生的工作、学习环境推进高校人才建设，高校基础设施的建设与维护受到普遍关注，高校后勤维修工程任务日益加剧。本文将对高校后勤维修工程管理中存在的问题进行分析，并就其解决提出建设性意见。
关键词：高校后勤维修;工程管理;问题;建议
DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.14.192
0 引言
建国以来我国高等教育快速发展，一大批高校的建立为我国经济建设输送源源不断的人才力量。20世纪90年代以来，高等教育逐步走向大众化，全国范围内掀起高校扩建、拓展办学规模与改善硬件设施建设的热潮。发展至今，许多高校办学时间已超过50年，大量高校基础设施、建筑物进入维修时期。对此，国家与高校加大资金投入，力求为学生营造良好的学习环境。但在具体的工程实施中也存在着不少的问题，需进一步强化管理。
1 高校后勤维修工程管理存在的问题
(1)工程实施规划不足。当前高校后勤维修工程管理存在诸多的问题，首当其冲的就是工程实施前的规划问题。许多高校在工程实施前并没有科学合理的工程规划，工程立项即存在着很大的盲目性甚至是应付公事的性质。高校管理人员缺乏对学校建筑与基础设施的整体把握，缺少对维修项目的轻重缓急的分类，大多数是“头疼医疼，脚疼医脚”式的维修模式，出现严重问题才去解决，缺少对维修工程的预判与规划管理。
高校维修计划的制定实施需要依据具体的教学或科研需求来定，但在实际操作中常常由少数领导决策。校领导相对更加重视学校的科研建设与整体规模，在建筑维修工程缺乏重视，由此就会产生许多建筑、基础设施带着隐患工作的情况，很可能在其后造成大的人员财产损失。
(2)施工单位鱼龙混杂，工程质量堪忧。首先在施工单位的选择上缺乏有效的机制，由于多数施工项目规模较小达不到实行公开招标的标准，而由项目单位自由选择施工方就会存在诸多的问题。此外，自由抉择模式下廉政风险的出现概率也大大提升。
高校后勤维修工程相当程度上是不涉及原建筑主体结构的改动的，只是对室内外进行装饰性维修，这就大大减小了施工单位施工质量压力，极易出现以次充好的情况。
(3)维修工程资金审查欠缺。高校维修工程资金预算多由施工方制定，校方缺少资金审查核实程序。施工单位出于经济利益的考虑极有可能虚报工程预算导致高校在维修资金预算申请上高估，浪费工程资金。
(4)工程施工监督管理欠缺。高校后勤维修工作的具体实施是有高校后勤人员与施工方完成的，过程中缺少专门的工程监督与管理机制，只是在工程结束后象征性的验收一下，维修的质量得不到保证，常常这学期修好的下学期又坏了，浪费人力、物力、财力。高校领导对工程维修缺乏重视加之维修工程自身管理的复杂性，例如工程的复杂琐碎、时间的不规律等等加剧了对后勤维修管理监管的难度。为保证工程质量，节约建设成本，高校需要重视工程维修工作，建立全程监督机制。
2 改善高校后勤维修工程管理的措施
(1)完善工程规划。为了保障后勤维修工程与教学科研工作的互不冲突以及有序开展维修工程、降低建设成本的需要，要求在工程实施前进行科学合理的工程規划。建立专门的组织机构对学校范围内的建筑、基础设施进行排查，详细记录，对维修工作进行重要性与紧迫性的等级规划，优先安排人员重点维修重点项目。对重点项目的维修要强化质量监管，对施工细节进行实时监控。此外，高校需立足于学校长期发展的整体性目标制定长远地维修规划，循序渐进，逐步推进维修工作。
(2)精选施工单位，规范招投标管理。高校后勤维修施工单位的选择是关键的一环，要本着科学择优的原则。大型工程的招投标要自觉接受上级主管部门的管理，严格执行回避制度，需要在招标前进行严格的预算审核，设置最高限价。小型的维修工程选择施工单位更要注意其是否有施工资格，信誉状况，建立施工单位档案库，严格防止施工单位的串价。总之，要货比三家，在一定的资金支持下选择信誉好、施工质量高的施工单位。
(3)加强预算管理。针对高校后勤维修管理中出现的资金问题需要高校加强预算管理。在前期的论证工作中要充分考虑预算编制的准确性，严格规范预算审核流程。工程招标前高校需委托不同的具备专业资质的造价咨询公司编制工程预算草案，高校相关管理部门进行最终的预算审核。各类维修项目需在施工前进行立项与预算的审批，其中大型的项目要报请审批中心审批，中小型的维修项目由后勤管理方自行审批。高校后勤维修工程的开展要严格控制成本，维修经费拨发需在预算控制额度内进行，如需额外开支必须报请中心审批。
(4)建立完善工程施工监督管理体系。建立完善工程施工监督管理体系首先需要进行人才建设。培养或者引进具备专业能力的项目管理人员，加强高校项目管理工作人员的技能培训，重点岗位上的工作人员必须具备扎实的工程方面的专业基础知识，对相关的工程造价以及法律法规问题熟知。除此之外，要健全后勤维修管理的制度保障。以科学合理的制度规范工程实施的各个阶段，各部门的工作任务与管理、人员职责与奖惩信息、维修工作审批施工验收等等环节都需要制度的规范作用。科学的制度保证了维修工作的顺利推进。
3 结语
高等教育的普及为我国经济社会发展培养了大批人才，未来推进国家稳步协调发展加强高校建设是重中之重。为建设良好的校园环境，促进高校学子全身心投入学习，开展后勤维修工程具有重要的现实意义。可以看到在具体实践中还存在着不少的问题，但我们也应该看到当下各方不断的实践改善，这些问题终将解决，未来高校将为我国发展提供更大的助力。
参考文献：
[1]陈小湖，赵蕴华.浅议高校基建维修工程的管理[J].陕西审计，2012(05)：17-18.
[2]傅金辉.高校后勤维修工程管理问题探讨[J].财经界(学术版)，2014(16)：31+38.
基层央行维修工程管理存在的风险及防范建议
【摘要】财务管理是基建维修项目的重要内容，在保障项目完成，控制项目成本，提高资金效益，防范财务风险等方面发挥着重要作用。本文结合基层央行基建维修项目的实际情况，从审计的视角出发对基层央行基建维修项目财务管理中存在的问题进行分析，并提出相关对策。
【关键词】审计视角 基建维修 财务管理
近年来，基层央行基建维修项目作为内部审计的重点关注内容，审计的范围、深度不断加大。在基建维修改造项目中，财务管理是对项目所需资金进行筹集、使用、控制的一系列活动。其基本任务是依法、合理、及时筹集和使用资金;做好预算编制、执行、控制、监督和考核工作，严格控制建设成本，提高资金使用效益。从基层央行内部审计实践来看，加强财务管理是提升项目资金使用效益的必然要求。
一、基层央行现阶段基建维修项目财务管理中存在的问题
(一)可行性研究方面
可行性研究是基建维修项目的重要阶段，其在一定程度上决定着工程项目投资效果，是财务管理工作的重要环节。可行性研究应当建立在科学性和可靠性的基础上，以减少和避免投资决策失误及重复建设等问题。在审计实践中，一些基层央行在可行性研究方面存在研究不及时，执行不到位的问题。
一是可行性研究不及时。例如，2015年**月**日，A中心支行向上级行申请中央空调更新改造项目立项时，其参照的可行性研究报告为2009年**月**日该行所在省份制冷学会编制的《中国人民银行A中心支行办公楼空调系统更新改造方案可行性研究报告》，时间间隔长达6年，未能考虑实际情况变化以及技术进步(其中主要改造材料6年价格差异达60%)、政策环境以及其他可能影响改造方案等因素。
二是可行性研究执行不到位。例如，《中国人民银行B中心支行办公楼空调系统更新改造方案可行性研究报告》中，对于冷热源选择，报告建议采用空气源热泵型冷热水机组加冬季辅助负压电锅炉蓄热系统的方式，以避免燃气供应不足并能有效利用供电优惠，但设计单位提供的3种方案均未考虑可行性研究报告，而是采用以模块式风冷热泵机组或风冷冷水机组为主，壁挂式燃气炉为辅的方式，费用也比之前多出15%。
(二)“五算”方面
“五算”是基建维修工程项目财务管理的核心内容，具体是指投资估算、设计概算、施工图预算、工程价款结算、工程竣工决算。在财务管理中，一般按照“估算控制概算、概算控制预算、预算控制合同价、合同价控制变更与结算价”的原则建立有效的投资控制体系，对项目投资进行全过程管理。在审计实践中，基层央行在“五算”方面出现的问题较多，其中主要集中在“五算”相互之间的差异较大，难以有效发挥控制资金的功能。例如，C中心支行在办公楼改造项目中，少数分项工程项目的估算、预算差异率较大。
(三)项目安排方面
项目安排主要是指基建维修项目中对项目资金批复及款项拨付进度的安排，是财务管理的关键环节。在审计实践中，这方面的问题主要集中在资金批复时间不合理等方面。
一是项目资金批复时间不合理。因人民银行财务管理体制原因，上级行年底批复基建维修项目立项的情况较为普遍，部分项目当年无法启动，只能将批复预算资金从“项目支出”转入“暂收款项”，导致财务核算管理不规范。如，不同维修项目资金转入“暂收款项”同一账户核算，项目资金使用、结余信息反映不够清晰。
二是项目安排集中度较高。在上级行资金较为充裕的情况下，可能会出现项目安排较为集中的情形。例如，2014年11至12月，D中心支行根据上级行项目安排，同时启动高低压配电柜和电梯更新改造，办公大楼外墙维修、办公楼内部改造3个项目，涉及具体的招投标项13个。在时间紧、任务重、人手少的情况下，招投标方式和程序不合规、招标文件制作不严谨、投标文件和合同审查不严格、评标操作不规范等情况难以避免。
二、对解决基建维修项目中财务管理存在问题的对策建议
(一)重视可行性研究，加强财务管理在项目决策中的作用
作为建设单位，基层人民银行应当对拟建项目的必要性和技术上、经济上的可行性进行全面分析论证。其中，财务管理工作应当重视项目的可行性研究，加强财务管理在项目决策中的作用，从“源头”把控相关财务风险。具体来讲，应对可行性报告中财务分析和预测结论的可靠性进行分析和研究，发表具体的书面意见，上报项目决策部门参考;对投资估算进行全面了解，分析项目资金来源是否可靠，估算金额是否满足基本建设项目的投资规模;规避项目资金风险，保证项目的资金供应;参与项目决策全过程，会签相关决策决议，增强对项目的了解。
(二)认真做好“五算”，建立有效的投资控制体系
基层人民银行应当按照“估算控制概算、概算控制预算、预算控制合同价、合同价控制变更与结算价”的原则建立有效的投资控制体系，认真做好“五算”工作。对于投资估算和初步设计概算，应当结合项目所在地的价格水平，做到编制内容全面、费用构成完整、计算合理。对于施工图预算，应当跟踪监测设计深度对应的投资变化，保证编制依据的合法、有效和预算结果的准确、全面。对于工程价款结算，应当严格按照合同中付款条款的规定和已完成的工程量进行结算。对于竣工决算，应当注意决算与之前估算、概算、预算、结算之间的控制关系，并重视竣工决算中发现的相关问题。
(三)优化项目安排，有序把控资金拨付进度。
一是合理项目时间安排。上级行审批基层行项目既要考虑资金计划，也要兼顾基层行实际，避免同一年度项目在同一单位集中上马，确保基层行有足够的精力做好项目管理各环节工作。二是合理项目资金安排。上级行尽量减少年底安排项目资金的情况，如果不可避免，则应对年底“项目支出”转入“暂收款项”情况提出具体核算管理要求，如，要求转入“暂收款项”的资金，必须按项目设置分户，避免资金管理核算上的随意行为。针对有追加项目资金情况，可按“从严不从宽”原则，明确以申请立项预算金额作为投资总额组织开展招投标工作，增强相关项目财务管理工作的严肃性。三是按预算和工程进度下拨项目资金，加大项目资金运用监控力度，应严格审核项目进度和项目资金支出，看实际项目支出是否偏离预算。若与预算存在较大偏差，应认真寻找原因，相应缩减下阶段工程的投资拨款。
参考文献
[1]何敏.2012，《试论基建财务管理与风险控制关键点》.《会计师》第8期.
[2]闫彦.2015，《浅谈加强事业单位基建财务管理》.《中国集体经济》第4期.
作者簡介：刘栋，男，中国人民银行苏州市中心支行内审科。
https://m.bjyld.com/jzgc/379050/
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