【如何做好销售】浅谈如何做好新时期的企业档案

　　摘 要：企业档案是指在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。它是企业赖以生存和发展的基本条件，是企业活动须臾不可或缺的重要资源，是企业财产不可侵犯的有机组成部分，它对企业发展有着不可估量的价值。档案工作是发展的动态系统，而不是静止的。特别是在当前企业改革不断深入地情况下，企业档案工作面临着许多新情况、新问题。如何适用新形势，找出对策，解决问题，使企业档案工作进一步开创新局面，最大限度地发挥档案的作用，更好地为企业的改革和发展服好务，是摆在我们档案工作者面前的重要课题。 中国论文网 https://www.xzbu.com/2/view-6893065.htm　　关键词：企业；档案；建议
　　1 正确认识做好企业档案工作的重要性
　　企业档案作为企业活动的原始记录，随着经济的发展和科技进步，企业经营档案、科技档案所占的比重越来越大，企业档案工作是企业管理基础工作之一，不可忽视。特别是近些年来，企业在处理技术和经济纠纷中、在处理知识产权等问题方面所起的关键作用，从而进一步增强了档案意识，为档案工作者进一步依法管理企业档案工作奠定了坚实的思想基础。档案工作是企业管理工作的重要部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护企业历史真实面貌的一项重要工作。企业档案工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此，做好企业档案工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中的竞争力具有重要意义。
　　2 目前企业档案工作的现状及存在的问题
　　目前，在现实工作中，大多数企业把主要关注点集中在企业的经济效益上，再加企业的管理者对档案工作的重要性缺乏足够的认识，没把档案工作放在重要位置，致使档案工作出现了滑坡，制约了企业档案的健康发展。主要表现在以下几个方面：
　　（一）企业档案管理体制弱化。随着《企业法》的进一步贯彻执行和企业内部发展的不断深入，企业的自主权不断扩大，企业有权决定内部机构的设立、调整和撤销，有些企业单方面追求直接的经济效益，把档案机构降格，档案工作人员裁减到了1人，甚至有的1人还是兼职的。同时，有些企业的领导特别是分管档案工作的领导对档案和档案工作的重视、关心和支持程度都有所下降，错误地认为档案工作是一项“软”任务，光投入，不能产生直接的经济效益；大部分工作人员在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，没有良好的职业道德及办事细心的工作态度，档案意识差，认为档案工作可有可无，从而不能充分认识到档案管理在企业发展中的战略作用和实际意义，致使档案管理体制弱化，在企业中的地位降低，严重地阻碍了企业档案工作的正常发展。
　　（二）投入减少，保管条件达不到规定要求，现代化的管理手段难以实施。
　　随着档案门类和载体的日益增多，对存放档案设备的要求也随之改变，原有的设施设备不能满足档案存放的标准和要求，而此时， 由于领导思想上不重视和经济条件的限制，企业在档案工作上的在投入大大减少，库房面积难以扩展，档案排列拥挤，有的档案、资料无处存放；档案库房必备的“九防”设施，更是得不到及时的更新、配备，档案保管条件极其恶劣，长此下去将会严重影响档案的寿命，安全隐患较多。在这种情况下，更谈不上配备现代化的档案管理设备，严重地制约企业档案管理工作的开展和档案资料的开发利用。
　　（三）有章不循，管理制度流于形式。有些企业在档案管理制度制定方面，不是为了根据工作需要加强管理而制定，而是为了应付上级的检查、档案工作的认定而制定，使大多数制定流于形式，管理网络不健全，造成档案管理工作混乱。如有的企业年度文书立卷工作中，重视“红头文件”的存档，而忽视各种记录、报表、名册等材料的归档；缺少必要的归档管理手段，有关人员的归档意识差，有的工种技术人员为了自己使用方便，把一些重要的材料留归己用，有的档案工作人员只是坐等上门，交多少存多少，致使大量的材料散失在各个部门和个人手中，到企业需要时无处查找。
　　（四）档案工作人员队伍不稳定，业务能力偏低。近几年，随着企业改革的不断深入，机构改革频繁，人员精减幅度较大，给档案管理工作带来了诸多不利，究其原因主要：一是企业领导对档案工作的认识仍停留在陈旧的观念上，认为档案工作清闲，无须多少专门技术，谁都能干，是一项简单的辅助性工作，因而安排一些老、弱、残人员从事档案工作或有的人员纯粹是照顾型的；二是档案人员福利待遇差，企业档案部门一直被认为不受重视的“清水衙门”直接造成人才的流失；三是缺乏骨干力量；四是档案工作人员专业知识贫乏且老化，严重制约着档案工作科学管理水平的提高。
　　（五）企业档案利用率不高且管理工作不规范。目前好多企业的档案工作跟不上时代的发展，档案内容单一，脱离实际，档案信息陈旧，造成档案工作时效性较低，无法满足企业发展。再有不同的历史时期对档案整理有不同的要求，当前企业档案管理不规范现象主要表现在：第一，档号不规范；第二，案卷标题不规范；第三，大部分案卷缺少卷内目录；第四，组卷混乱现象比较严重。企业没有一整套规范化、科学化的工作程序和方法，直接影响企业现代化的发展。
　　3 做好当前企业档案工作应采取的对策
　　档案是企业各项活动、工作的原始记录，它真实记录并展现了一个企业发展的全貌和全过程，是企业联系过去、现在与未来的纽带，在企业发展中具有独特的意义、作用和价值，是企业的一笔宝贵财富。针对当前改革发展关键历史时期的各种困难，我们应踏实工作，制定相关应对措施，更好地做好企业档案工作。
　　（一）加大宣传力度，增强档案意识。思想是行动的先导。提高企业广大职工的档案意识，创造良好的环境，是做好档案工作的前提和基础。《档案法》是我们做好企业档案工作的法律依据。因此，我们要坚持深入持久的宣传《档案法》和上级的有关法规、规章，在职工中举办《档案法》知识讲座、知识竞赛，首先让广大职工知法、懂法，从而自觉地贯彻执行《档案法》。其次，要采取演讲、报告会、展览的形式，以运用档案所产生的经济效益、社会效益和因档案管理不善而给企业造成的无法挽回的损失正反两个方面的实例，大力宣传档案在企业改革发展中起到的重要作用，大力宣传不重视档案工作的危害性，真正在企业内部形成一个人人重视档案工作的良好环境，推动企业档案工作再上新台阶。再次， 　　要积极参加地方档案管理部门举办的各类宣传活动，结合企业实际办好自己的宣传栏，大力宣传档案的作用及重要性。
　　（二）坚持依法治档，不断强化档案管理基础工作。档案贵在利用，重在管理。当前我国处在市场经济时期，市场经济就是法制经济，因此要使档案工作适应社会主义建设和市场经济发展的需要，更好地为社会主义文明服务，就必须运用法律手段来管理档案事业，以法律的形式明确管理对象的责、权、利，保证管理系统的稳定性，要结合本企业的实际，从档案的形成、收集、整理到档案的保管、深层加工、利用、销毁，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，从而使企业档案管理工作走上制度化、规范化的良性发展轨道。
　　（三）强化服务功能，加大档案资源开发利用的力度。企业档案管理的最终目的是最大限度地满足企业各项工作对档案信息的需求。有为才有位，企业档案工作只有为企业的“两个文明”建设服好务，做出贡献，才能生存和发展。因此，企业档案部门要在丰富馆（室）藏的基础上，围绕企业改革发展的需要，大力开展利用档案信息资源，充分发挥档案信息资源的作用。
　　（四）加强档案人员队伍建设，促进档案管理水平的提高。档案人员队伍素质的高低直接影响着档案管理水平。没有一支相对稳定、政治和业务素质较高的档案人员队伍，企业档案工作就难以适应新形势的需要。一是要抓住企业内部改革的机遇，对档案人员实行竞争上岗，调整档案人员结构，稳定业务骨干，选拔具有真才实学、热爱档案事业的人到档案部门工作，清退不适应者，真正建立起一支结构合理、精干高效、技术业务配套的档案人员队伍；二是积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班，新人进入要进行岗位培训；三是要应具有较高的专业素质，必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变；四是应具有创新意识。创新是工作向前发展的直接动力。应把握机遇、解放思想，开创性工作，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平；五是鼓励档案人员自学，要岗位成长，要为档案人员订购关于档案的有关刊物，鼓励专（兼）职档案员开展自学活动。
　　（五）提高档案人员的地位和待遇。档案工作繁琐枯燥，从事档案工作人员长期默默无闻，档案工作不像其它事务性工作，看不出成绩，也不像其它岗位，容易被遗忘，甚至有部分人还认为档案室就是文件资料存放的地方，档案人员就是仓库保管员，要改变这种认识，除领导重视外，档案人员也要积极工作，多做宣传，切实提高档案人员的地位和待遇。
　　（六）加大对档案软硬件的投资。运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新。一是要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术队档案进行无纸化管理，提高档案工作效率；二是借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享；三是加强档案库房建设，做到防火、防盗、防潮等，以确保安全和延长档案寿命。
　　随着市场经济体制的建立，大量新的投资主体和经济团体应运而生，国家重点建设项目不断扩大，企业档案在经济建设和各项社会事业中的作用越来越大，日益受到大家的关注。
　　总之，企业档案工作是企业管理的一项重要基础工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，是企业经济效益和社会效益的表现形式，是企业科技发展的催化剂。随着以办公自动化、社会信息化为核心的企业管理模式的深入发展，作为企业管理有机组成的档案工作，如何发挥自身独特的优势和功能，为企业排忧解难、赢得未来，是每一个档案工作者应当深思的问题。因此作为一名档案工作人员应重视这项工作，务必在观念上进行创新、在制度上进行创新、在管理上进行创新，尽可能地保存好企业档案。企业只有重视档案管理工作，稳定人员，结合自身档案特点，管好、用好档案，为企业生产经营服务，才会促进企业档案工作迅速的发展。
　　作者简介
　　李贺（1979―），女，山东省威海市人，山东省潍坊监狱，职务：馆员，研究方向：档案管理。 转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-6893065.htm

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