物业管理项目接管方案
用考关注 点击： 2021-04-08
物业管理项目接管方案
一、目的
根据《XX物业管理采购项目竞争性评估文件》的要求，及各类设施设备使用情况、安装位置、楼内外装饰材料和本物业项目的特点，以提供一个洁净、舒适、优美、安全的工作环境为标准，以达到完善管理、节约投资、确保设备设施持续稳定运行、日常工作有序进行为目的，并以科学严谨的态度制定完善的物业管理接管方案，为指导今后的物业管理工作提供有效的依据，规范物业的接管工作，确保接管物业的质量合格，严格制定项目接管方案，指派专业技术人员及相关接管人员对物业进行全面接管，确保物业按时顺利交接，平稳过渡。
二、适用范围
适用于我司接到《XX物业管理采购项目竞争性评估中标通知书》后，对华电中心物业项目的接管工作。
三、职责
1.我司接到XX公司《竞争性评估中标通知书》通知报告后,总经理负责指定主管人员,各职能部门负责人及专业的技术人员组成验收小组。
2.接管小组负责对物业原设计图纸、设计变更、竣工图和设备出厂合格证书及设备设施运行、巡检、维保记录等技术检验资料的验收。
3.验收小组按移交设备清单的要求对清单上的设备,按名称、规格型号、数量、深圳市华为培训学院有限公司及设计要求进行验收，设备的安装数量、安装位置及竣工图验收。
4.验收小组对物业按运行系统验收,主要验收供配电及照明系统、电梯系统、给排水系统、有线电视系统、土建工程、空气通风系统及有线电视系统、综合布线系统等。
5.由总经理跟XX公司办理物业管理接管手续。
四、工作程序
1、接管验收的准备工作
1.1接管前的准备：
接管工作开始之前接管验收小组应做好以下准备工作：
1.1.1与XX方面接口人、原物业接口人联系好交接事项、日期、进度、验收标准等;
1.1.2派出先头技术人员了解现场;
1.1.3与原物业管理接口人协商，并组织人员同原物业管理人员进行并列上岗，熟悉岗位制度、操作规范及设备设施的操作方法;
1.1.4准备好接管验收记录表格：
——《安全岗接管表》;
——《技防系统设备接管表》;
——《公共设施设备接管验收表》;
——《资料接管登记表》。
——《绿化项目接管验收表》;
——《接管问题整改建议表》。
1.2 确定接管验收方式;
1.2.1 与前物业公司协商并拟定的接管计划进度及做好楼内外物品的移交及验收工作：
1.2.2 接管时采取房间逐一清点，验收完一层清场一层的做法，清点完后即接管，包括岗位、钥匙等，确保接管验收工作正常有序进行;
1.2.3 工程部、安全部、清洁绿化等部门接管进驻时，依据接管验收标准，同时做好物品的清点以及物品的观感识别检查，并走好相关记录;
1.2.4 接管后立即对楼内的相关问题进行严格检查，就验收中需要整改的问题以书面形式列出并及时上报;
1.2.5 做好各种钥匙的清点移交、整理编号及分类管理等工作;
1.2.6 更新标识及电话通讯，建立服务热线;
1.2.7 制定接管时间安排计划;
1.2.8 配置现场物业管理人员：
根据物业现场和《物业管理采购项目竞争性评估文件》要求配备物业管理人员，具体按以下要求进行。
1.2.9 落实专项分包商;
落实各专项分包商，签订相关协定。
1.2.10 物资配备;
做好物业管理物资工具的配备，并补充备品备件。
1.2.11 前期培训;
进行人员的理论与实操结合培训，使员工了解并掌握各项规章制度、《竞争性评估文件》相关达标标准，岗位职责、操作及应急处理流程、礼仪礼节等。
接 管 前 培 训 计 划
1.2.12 后勤服务;
落实员工生活安排及其他事宜。
2、 接管验收阶段
按既定计划，分项目、分专业进行接管。具体按如下项目进行：
2.1 资料接管;
系统化、管理化、电脑化地建立物业档案与管理，是物业管理工作的重要组成部分，也是实施管理的有力依据。我司履行物业管理文件同XX的物业管理档案建立的实行文本原始资料与电脑管理并举的方式，按照相关标准执行。将收集的管理资料细分，做到分类整理，易于查阅。使档案管理真正为管理服务。
2.2钥匙、工具接管;
物业公用工具(主要指万用表、钳表、测线仪、测试仪、压力表，内六角板手等不在个人名下的工具类)和钥匙(主要指的是机房钥匙、配电柜箱钥匙、门禁控制器钥匙、电梯三角钥匙、UPS 方通钥匙，消防备用钥匙)的交接完成质量的好坏，将直接影响到今后物业各项工作的顺利展开，我们接管人员将按以下要求来做。
接管中的工程技术人员要仔细对照各机房位置和钥匙编号，确保交接钥匙与门牌编号一一对应，防止钥匙、工具损坏、丢失;
接管的绝缘工具和手持或电动工具，必须符合电气安全规程的有关规定，交接前必须仔细检查，确保安全。
接管公用工具和钥匙时，同时做好交接记录在表格上签字确认，后期分类造册登记，并设专人负责管理。
检查发现有公用工具和钥匙损坏的情况必须由交付方修复后再接收，不能修复的报废处理并报华为监管，按交接前三方约定，申请重新配置。
交接人员为确保物业交接过程中，科研生产及办公不间断性，优先办理运行人员钥匙和工具交接领用，交接完成后，后续管理方运行人员办理钥匙和工具借用手续后，即开始进行运行管理，钥匙借用人承担在借用期间机房设施设备安全责任，注意机房钥匙禁止外借，若交付方或其它人员需进入机房，必须报主管同意后，由工程运行管理责任人员全程陪同并由工程人员开锁关门。
交接后的各类仪器、仪表应定期检验，检验合格的仪器、仪表应由专人负责保管。
做好钥匙交接一览表，做好钥匙领用归还登记表
工具领用登记表
a.设备设施及机房接管;
做好设备设施的登记，安排值班岗位，制定值班排班表及工作计划。
b.物业用房其他业务接管。
c.岗位接管;
做好岗位交接，做好岗位移交登记表，使各项工作平稳过渡，做到无缝交接，做好各种卡证的办理及管理。
(3)其他交接
a.设施设备的备品备件、施工剩余的材料备品等。
b.公共区域各通道门、设备及管理用房，洗手间、会议室、检查管井等。
c.管理处办公桌椅、资产文档、文件柜、保密柜等。
(4)检查遗留问题的讨论、处理
a.按新老物业管理方及华为监管方三方商榷的接管标准执行，检查中发现问题直接记录下来，汇总后三方签字确认，招开遗留问题讨论处理会议，确定整改方案和限期整改日期。
b.跟进遗留问题整改，定期向华为监管汇报工作进展情况直到问题彻底解决。
(5)接管验收注意事项
a.在接管前，我司与前物业公司及XX监管协商接受的相关问题，如:交接双方的人员、各分类的时间、注意事项等，统一思想、统一标准，明确程序，明确交接双方的责任和权利。
b.接管过程中要认真清点物业内的各种设施设备、公共物品、图纸资料、绿化、杂品等数量、类型，并经交接双方在交接报告签字后生效。
c.对交接查验中发现问题，属需要整改的，应形成书面报告，属于无法整改的项目，应与相互协商达成一致意见、形成备忘录备案。
d.为保证设施设备的正常运行，对接受后的设施设备进行试运行测试,要求有第三方人员在场。接管期后，工作重点应逐步由交接向正常运行、保养及维修转移，要注意技术人员的衔接和培训。
3.进入运行阶段
(1)人员到岗交接后，认真按照流程操作，担负起岗位职责;
(2)按预先制订日常工作计划，规范操作规程操作;
(3)分专项制订工作计划。如：安全消防方面，做好安全消防宣传、消防演习、应急预演等工作计划;工程方面，做好运行、巡检维修保养，整改工程及各种设备紧急演习等工作;
(4)以华为《XX物业管理采购项目竞争性评估文件》要求为标准，建立分包单位月度考核制度;
(5)组建义务消防队，并建立义务消防队培训制度;
(6)做好安全检查，建立消防安全检查制度，及做到定期检查整改;
(7)建立健全各类文档，认真做好各种记录报告;
(8)优化制度、工作流程，并持续改进。
物业管理项目接管方案
更换正在实施管理的物业管理公司是一件艰巨的事务,除需要发展商和业主委员会的支持,原物业管理公司的有效支持配合,更需要接管单位有策略有步骤的实施运作.我公司在"更换"问题上,有着深入的研究,并有多次案例和实践,从九九年至今,亲历的更换事件,便有七起,并全部参与了更换方案的制订.
根据我司以往经验,在更换前首先将必须考虑如下几个重点:
一、程序的合法性
物业管理委员会是代表物业产权人、使用人利益,负责监督检查物业管理工作的非法人社团,是解决物业管理问题的关键.所以必须依法确立业主委员会合法的法律地位.另一个是有关更换事宜,要经产权人大会通过.在保证广大产权人、使用人支持的前提下召开产权人大会,形成决议,使更换物业公司的行动具备充分的群众基础和法律依据.
二、协调相关方面的关系,取得中正第三方的支持
协调相关单位的关系,包括发展商、业委会、原物管企业、新物管企业间的关系,使其尽可能得取得一致性意见,对于顺利更换,尤为重要.
中正方的支持主要是指:
法律顾问,提供法律支持.
物管顾问、财务顾问,提供专业支持.
政府主管部门,提供政策支持,取得指导、支持,不可忽视.
三、具体交接工作安排
1.发展商负责书面通知,现在管物业公司解除合同日期,确认后与新入驻物业公司签署物业管理合同.
2.双方物业公司确认交接步骤及内容.
3.以书面形式发给每位业主更换物业通知.
4.在最大限度减低对客户服务影响的情况下,按步骤进行物业交接工作,并由第三方进行监督.
5.发展商与原物业公司的合同缮后事宜.
四、交接内容
交接中涉及的内容繁多:设计方案,配套设施,运行记录,外网联络,固定资产,管理费余额及管理基金等等.具体大块如下:
(一)工程交接
1.成立接收小组,由交、接双方专业人员组成,指定工程验收负责人及各专业交验人员,一般由以下专业人员组成:电气、暖通、给排水、土建、电梯(如有)、锅炉(如有).
2.召开工作会议,布置各专业组接收要求及具体事项.
3.接收工作要求
参照国家及行业标准,规范及设计要求,对接收工作内容中各条款逐项核对,确保文件资料手续齐备,工程质量及各项技术指标符合标准.
4.物业交接工作程序
(1)接双方签定物业接收委托书,确定接收程序接收人员及接收时间.
(2)交方应提供的资料、文件.
1)图纸资料、文件、交接清单.
2)设备清单.
3)能源消耗情况(列表、双方共同确认电表水表、燃气表、热水表、热力表等计量仪表交接时的表计数字).
4)住户交纳能源费情况统计表.
5)备品备件、材料物品库存登记表.
6)设备运行记录.
7)交接班记录.
8)值班记录.
9)工具、仪表,维修设备登记表.
10)人员花名册.
11)设备维保合同(有效期内).
12)维修费使用情况及盈亏.
(3)交接工作开始时,双主应签定物业交接协议书.
明确双方交接人员名单、交接内容、交接时间和日程安排等.
(4)交接工作中,双方交接人员应就交接物品的位置、数量、性能进行清点检查,并认真填写物业交接清单和运行试验记录.
(5)交接工作结束,双方共同签署交接报告.对交接中发现的问题,双方应认真记录,协商解决办法,对交接中遇到的工程遗留问题,若不能马上解决,双方应签署备忘录,说明存在的问题,产生的原因、责任、解决的方法和时间等.
(6)钥匙移交
(7)设备交接顺序
1)变配电设备(变配电室).
2)热力设备(热力站、锅炉房、热交换站).
3)燃气设备(调压站或调压装置、燃气表房).
4)消防报警设备.
5)保安监控设备(含摄像、可视对讲等).
6)泵房(生活水泵、消防泵、污水泵).
7)运输设备(电梯).
8)维修设备(工程维修用如,电焊机、钻床、砂轮机、套丝机等).
9)其它设备(电脑、办公设备、电开水器等).
(各类交接清单见附件.)
(二)财务交接
确定财务交接的日期,在正式交接之前,交接双方均应做好充分的准备.交付方应对帐、物、资金进行清理造册;接受方应对原物业管理的财务会计工作有定性的了解.在交接日始业务人员对口进行交接.
交接内容主要包括核实资产与负债;清理债权、债务;重新认定未执行的合同;银行、税务等业务口的结束和新建、会计档案的必要说明和交付;原管理工作中遗留的财务问题的说明和拟定解决方式等.
交接方式上,应做到交付方对交接内容真实、明确;接收方对交接内容查证、清楚.同时,接收方要同交接内容涉及的第三方见面,落实交接内容,并履行必要的法律手续.
(三)文档交接
鉴于各家管理公司所实施物业管理体系不同,文档编制也有较大区别,建议物业管理文档交接清单由原执行机构提供.如已通过iso-9002的企业,文档依据为三级文件中作业指导书目录索引.如未通过,则文档依据为办公室文档管理文件目录索引.
双方交接按目录内容进行签收即可.
文档中重点文件为各项法律文本和承诺性文本,主要包括:维修管理公约、客户手册、物业管理费核定标准、政府批准文件、与相关服务管理部门的合同文本.
(四)人事安排
1.岗位交接
根据我公司的交接方案及原物业管理公司所提交的交接内容目录,我公司派人对原物业管理公司的保安部、工程部、客户关系部、保洁部等逐一进行岗位交接,并以文字说明交接完毕,经双方确认签字.
2.人事安排
在原有人员人事安排上,本着"双向选择,择优安排,加强培训"的原则,充分考虑原有员工的各人意向与职业特长,合理安排,调动其工作积极性与主动性,发挥潜能,实现企业与个人利益双赢.对于工作热情高但管理水平或岗位技能尚未过到岗位要求的员工,要组织培训、考核,使其达到上岗要求,确保服务质量,维护物业管理公司的声誉.对于员工的合理流动,积极做好人事的各环节工作,手续齐备、快捷.做到"留者安心,离者舒心".
3.劳动关系
对考核及经培训考核通过达到上岗要求的人员,应办理相关的人事手续,即终止与原物业管理公司的劳动关系,与均豪物业管理公司签定劳动合同,并根据我公司的整体工作布置,安排在原项目部或我公司其它项目部的相应工作岗位.
关于接管工作的其它说明
1.接管工作需提前一个月进行安排,其中
二周时间进行接管机构、干部的组建抽调员工招聘等筹备工作.
二周时间的全员培训.
2.岗位移交在二个工作日以内完成,移交保驾需3-5个工作日.
3.物资文档等其它交接约需5个工作日完成.
4.财务交接按划线制进行交接,我司承诺可进行全程顾问,所需时间暂无法确定.
5.我司同意接收开办费所购置的固定资产及递延资产.
风险防范
更换物管企业的过程中,经常出现的"风险"有5种情况:
(1)原物管企业拒不退出,导致新物管企业难以进入.
(2)原物管企业提出高额补偿.
(3)交接不配合,导致物业管理工作无法延续.
(4)因管理真空导致部分业主对更换持不同意见甚或引发对业主委员会的诘难.
(5)引发法律讼诉.引发法律讼诉不是坏事,但在客观上给交接工作造成波折.
所以要做好风险防范工作,避免业主和使用人工作、生活受到影响.
物业管理项目接管方案
一、指导思想
以国家《物业管理条例》为依据，以沈阳市城市管理工作会议精神为指导，以落实《关于依法加强居民小区物业管理的议案》为重点，以规范管理、提高物业服务水平为宗旨，进一步加强居民小区物业管理工作，推动我市物业管理健康发展。
二、目标和范围
(一)目标：
1、有效解决开发遗留问题，年底前整改率到达90%;对存在工程质量问题的房屋要及时维修，维修及时率到达90%。
2、新建住宅小区推行招投标率到达100%;2015年新进入市场的楼盘，在商品房销售前要100%签订《前期物业管理合同》和《业主临时公约》。
3、凡从事物业管理活动的企业，要100%取得《物业企业资质证书》。
4、强化对物业管理行为的监督及从业人员的培训，物业企业经理持证率到达100%，并建立起物业管理企业诚信档案、物业管理企业经理信用档案。
5、大力推行物业管理，年底前对具备物业管理条件的住宅小区物业化率到达100%。
6、加强业主自治自律行为，具备条件的住宅小区年底前要到达80%以上成立业主大会和业主委员会。
(二)范围：对全市实行物业管理的244个住宅小区进行排查。根据排查结果，进行清理整顿，进一步规范物业管理行为。
三、工作资料
(一)完善我市物业管理地方性规章建设。依据国家《物业管理条例》及相关配套法规、规章，结合我市物业管理实际状况，透过调研，同时借鉴国内先进城市取得的成功经验，尽快颁布实施《沈阳市物业管理规定》，依法加强我市物业管理活动的监督管理。
(二)全力解决开发建设遗留问题。开发建设单位作为行为主体要切实承担起职责，按照规划设计和施工标准，对住宅小区存在的问题从新进行完善，建委、规划、房产等相关部门，按照各部门职责，落实到职责单位，做到谁的问题、谁负责、谁解决。并对存在开发建设遗留问题的住宅小区，逐个建立整改档案，制定整改措施，整改合格后再行消号。个性是存在工程质量问题的房屋要确保及时维修，年底前房屋维修职责要全实到单位、到个人，维修及时率确保在90%以上。同时，有关部门要抓紧制定相应的规定和措施，明确住宅区的交付使用制度，杜绝新建住宅小区产生开发建设遗留问题。
(三)加大对物业市场的监督。
四、物业费的成本测算
1、管理、服务人员的工资和按规定提取的福利费。
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